Konteks Manajemen Proyek dan TI

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama lama akan berkurang.

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.

   Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

    Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek.

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material, mesin, metode, lingkungan),sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

·         Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

·         James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

·         Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

·         Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

a.       Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.

b.      Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

c.       Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Tujuan Proyek

Terdapat empat komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas.

Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

a.       Proyek harus diselesaikan dan diserahkan  tepat waktu.

b.      Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

c.       Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

d.      Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek.

Ada 6 (enam) tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle.

Berikut penjelasan secara detailnya:

1.      Model Water Fall

·         System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.

·         Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.

·         Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai.

·         Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.

·         Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan.

·         Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. 

2.       

System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

·         Model Objek.

·         Model Dinamis.

·         Model Fungsional.

3.      Over Lapping Phases

·         Komunikasi pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.

·         Perencanaan Yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.

·         Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis.

·         Perekayasaan Yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut.

·         Konstruksi dan peluncuran Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai.

·         Evaluasi Pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.

4.      Prototyping

·         Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

·         Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

·          Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan.

·         Mengkodekan sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

·         Menguji sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.

·         Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan.

·         Menggunakan sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

5.      Joint Aplication Development

·         Bussiness Modelling Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.

·         Data Modelling Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.

·         Process Modelling Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.

·         Aplication Generation Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi.

·         Testing and Turnover Tahap pengujian sistem

6.      Herative Life Cycle

·         Perencanaan (Planning) Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

·         Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition) Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

·         Perancangan Knowledge (Knowledge Design) Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

·         Koding dan pengujian (Code and Checkout) Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

·         Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification) Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

·         Evaluasi sistem (System Evaluation) Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan.

Proses Manajemen Proyek

Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:

a.       Project Initiation (Inisiasi proyek):

Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

b.      Project Planning (perencanaan awal proyek):

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

c.       Project Executing (Pelaksanaan proyek):

Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

d.      Project Control (Pengendalian proyek) :

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

e.       Project Closing:

Proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

a.       Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,

b.      Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang,

c.       Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

Manager proyek

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

a.       Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

b.      Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

c.       Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.

d.      Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.

e.       Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

  Konteks dari proyek IT.

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.

Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi.

Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal.

Beberapa Fungsi Kerja Manajemen Proyek :

1.      Mendefinisikan ruang lingkup proyek

2.      Mengidentifikasikan stakeholder dan membuat keputusan

3.      Mengembangkan daftar tugas mendetail

4.      Memperkirakan kebutuhan waktu

5.      Mengembangkan flowchart manajemen proyek

6.      Mengindetifikasikan SDM berikut anggaran yang dibutuhkan

7.      Mengevaluasi kebutuhan proyek.

Faktor Kesuksesan Proyek

Kesuksesan seseorang tidak akan lepas dari lingkungan sekitarnya seperti dukungan, infrastruktur,tujuan bisnis yang jelas dan manajer yang tentunya berpengalaman.

·         Dukungan eksekutif.

·         Keterlibatan user.

·         Pengalaman manajer proyek.

·         Tujuan bisnis yang jelas.

·         Scope yang kecil.

·         Perangkat lunak standar.

·         Firm basic requirements.

·         Metodologi formal.

·         Estimasi yang terandalkan.

·         Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.

Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. 

Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

a.       komunikasi yang tidak baik (Poor communication)

b.      persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)

c.       kesalahpahaman (Misunderstandings)

d.      suasana yang tidak mendukung (Bad weather)

e.       pemogokan kerja (Union strikes)

f.        konflik pribadi (Personality conflicts)

g.      manajemen yang tidak baik (Poor management)

h.      definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

a.       Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.

b.      Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek

c.       Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya

d.      Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

Keahlian Seorang Manajer Proyek

      Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.

Keahlian yang disarankan yaitu :

1.      Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.

2.      Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.

3.      Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.

4.      Keterampilan teknologi

5.      Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.

6.      Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tsb.

Berikut adalah karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif :

Effective project manager

·         Visioner

·         Kompeten

·         Motivator yang baik

·         Mendukung anggota tim

·         Membuat ide ide baru

Ineffective project manager

·         Minder

·         Motivator yang buruk

·         Tidak Kompeten

·         Komunikator yang buruk

\

DAFTAR PUSTAKA dan SUMBER ARTIKEL :

http://hendri31.blogspot.co.id/2011/10/konteks-manajemen-proyek-dan-ti.html telah di akses pada tanggal 02- Oktober-2017

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/ telah di akses pada tanggal 02- Oktober-2017

http://sk-tk.blogspot.co.id/2011/09/konteks-manajemen-proyek-ti.html telah di akses pada tanggal 02- Oktober-2017